中国特色的方针管理

中国特色的方针管理

中国特色的方针管理

在1965年,日本的质量管理运动方兴未艾。石桥牌车胎公司希望赢得质量管理最高荣誉的戴明奖,故此分析多年来得主的共通点,结果发现他们很多都会用到一种称为方针管理的思维。

 

方针管理的第一个特色是计划书只有一页纸。上半页描写出形势分析的要点,下半页的左边写下计划的目标及衡量是否达目标方法。下半页的中部是达标所需要的策略 (Winning Strategy),这个策略由几个只有寥寥数字的行动纲领所组成,留下空间让负责执行的人,在不断变化的处境中随机应变。这一页纸包括了强弱机危 (SWOT)的形势分析、设立在一定时限内要达到的目标、和达标所需要的行动。因为所有想法都在一页纸上 (Thinking on Paper),一目了然,分析、目标、行动三者的因果连系更清楚,若有漏洞极易被发觉及被纠正,令计划的破绽减到最少。

 

由Top Quality Engineering 所撰写的方针管理教材

 

方针的第二个特色,是每个行动纲领都起码有一个关键绩效指标去衡量行动是否达标,放在下半页的左边 。而每个需要负责行动及相关指标的经理,都可以将责任分配给下级经理,这样一级级的串联下去直至前线员工,令整个机构的方向及步伐都能调校一致。这种果效在商界没有甚么大不了。但在社福界却是很少做得到。

 

方针的第三个特色是它的检讨方法 。在每次计划检讨中,每个行动纲领都会根据进度,被评为符合预计进度而贴上绿点、稍为落后的贴上黄点、需要尽力追赶的贴上红点。这种用上红黄绿交通灯作为显示的处理,也是令人一目了然的哲学。全部是红点当然不好;但全部绿点也被认为是不好的,因为这代表当初没有将目标绩效推到极限。最好的图案应该是大片绿点、两三点黄、一点红 。虽然如此,负责人仍然要尽力将黄点红点变绿。

 

这种综观全局,然后以寥寥数字点出致胜策略或目标的能力,正是中国人的特色。而方针管理的日文Hoshin Kanri,也是来自汉语方针管理的音译。在1977年,美国惠普在日本的合资企业,将方针管理带回美国总部,然后再由美国传到世界各国。数十年间,愈来愈多跨国企业采用方针计划、方针的模板 (Template)不断演变以切合不同需要、研究方针作为策略规划的学术文章的亦愈来愈多。

 

虽然在商界已经流行多年,但基于种种原因,方针管理用在香港的NGO中,却是近年才开始的事。在资源日渐紧绌下,社工也有需要掌握多方面技能,加入管理技巧,包括如何运用数据,量度服务的社会效益,比较相同服务不同路向的成本效益,从而争取企业或家族慈善基金会的捐献或赞助。

 

我和郑耀彤先生将会推出的新书,内里将有两个章节讲述方针管理和社会效益评估

 

第十届社企民间高峰会将于11月5至10日举行一连串精彩活动。其中一连两天的国际会议将于11月7日至8日假香港会议展览中心举行。我届时将会主持其中一个环节,名为「社会服务数据攻略」,邀得香港小童群益会的两位代表,向会众分享他们采用方针管理的经验,再联同另外两位NGO代表,讨论方针管理以及数据评估用在社会服务上的好处和困难,各位有兴趣的朋友,欢迎报名参加,到时一起讨论。各位来莅参加的朋友,更可以拿到我和郑耀彤先生的新书 “Managing Break Even Time”,当中会有两个章节讲述方针管理和社会效益评估,相信会令大家对这些管理方法有更深入的认识。

 

本文章由丰盛社企学会会长纪治兴先生撰写提供