中國特色的方針管理

(This article is in Chinese only)

 

在1965年,日本的品質管理運動方興未艾。石橋牌車胎公司希望贏得品質管理最高榮譽的戴明獎,故此分析多年來得主的共通點,結果發現他們很多都會用到一種稱為方針管理的思維。

 

方針管理的第一個特色是計劃書只有一頁紙。上半頁描寫出形勢分析的要點,下半頁的左邊寫下計劃的目標及衡量是否達標的方法。下半頁的中部是達標所需要的策略 (Winning Strategy),這個策略由幾個只有寥寥數字的行動綱領所組成,留下空間讓負責執行的人,在不斷變化的處境中隨機應變。這一頁紙包括了強弱機危 (SWOT)的形勢分析、設立在一定時限內要達到的目標、和達標所需要的行動。因為所有想法都在一頁紙上 (Thinking on Paper),一目了然,分析、目標、行動三者的因果連繫更清楚,若有漏洞極易被發覺及被糾正,令計劃的破綻減到最少。

 

由Top Quality Engineering 所撰寫的方針管理教材

 

方針的第二個特色,是每個行動綱領都起碼有一個關鍵績效指標去衡量行動是否達標,放在下半頁的左邊 。而每個需要負責行動及相關指標的經理,都可以將責任分配給下級經理,這樣一級級的串聯下去直至前線員工,令整個機構的方向及步伐都能調校一致。這種果效在商界沒有甚麼大不了。但在社福界卻是很少做得到。

 

方針的第三個特色是它的檢討方法 。在每次計劃檢討中,每個行動綱領都會根據進度,被評為符合預計進度而貼上綠點、稍為落後的貼上黃點、需要盡力追趕的貼上紅點。這種用上紅黃綠交通燈作為顯示的處理,也是令人一目了然的哲學。全部是紅點當然不好;但全部綠點也被認為是不好的,因為這代表當初沒有將目標績效推到極限。最好的圖案應該是大片綠點、兩三點黃、一點紅 。雖然如此,負責人仍然要盡力將黃點紅點變綠。

 

這種綜觀全局,然後以寥寥數字點出致勝策略或目標的能力,正是中國人的特色。而方針管理的日文Hoshin Kanri,也是來自漢語方針管理的音譯。在1977年,美國惠普在日本的合資企業,將方針管理帶回美國總部,然後再由美國傳到世界各國。數十年間,愈來愈多跨國企業採用方針計劃、方針的模板 (Template)不斷演變以切合不同需要、研究方針作為策略規劃的學術文章的亦愈來愈多。

 

雖然在商界已經流行多年,但基於種種原因,方針管理用在香港的NGO中,卻是近年才開始的事。在資源日漸緊絀下,社工也有需要掌握多方面技能,加入管理技巧,包括如何運用數據,量度服務的社會效益,比較相同服務不同路向的成本效益,從而爭取企業或家族慈善基金會的捐獻或贊助。

 

我和鄭耀彤先生將會推出的新書,內裏將有兩個章節講述方針管理和社會效益評估

 

第十屆社企民間高峰會將於11月5至10日舉行一連串精彩活動。其中一連兩天的國際會議將於11月7日至8日假香港會議展覽中心舉行。我屆時將會主持其中一個環節,名為「社會服務數據攻略」,邀得香港小童群益會的兩位代表,向會眾分享他們採用方針管理的經驗,再聯同另外兩位NGO代表,討論方針管理以及數據評估用在社會服務上的好處和困難,各位有興趣的朋友,歡迎報名參加,到時一起討論。各位來蒞參加的朋友,更可以拿到我和鄭耀彤先生的新書 “Managing Break Even Time”,當中會有兩個章節講述方針管理和社會效益評估,相信會令大家對這些管理方法有更深入的認識。

 

本文章由豐盛社企學會會長紀治興先生撰寫提供